Ein Vorgehensmodell zur Entwicklung einer IT-Sourcing-Strategie in sieben Schritten

Das Thema „IT-Sourcing“ gewinnt aktuell wieder an Fahrt. Der Mangel an IT-Personal und Fachkräften ist so groß, dass Unternehmen nach Alternativen suchen und beim IT-Sourcing fündig werden. Was sind die Stolpersteine bei der Auslagerung von IT-Services? Wie kann systematisch eine Strategie entwickelt werden, um die richtigen IT-Service in die richtigen Ländern bzw. zum richtigen Partner auszulagern?

Aber bevor es an die Strategie geht, stellen sich beim IT-Outsourcing viele weitere Fragen:

  • Welche Länder und Kulturen passen am besten zu unserer Unternehmenskultur?
  • Besser Offshoring oder Nearshoring?
  • Kann ich mit Outsourcing bzw. der richtigen IT-Sourcing-Strategie dem IT-Fachkräftemangel effektiv begegnen?
  • Was muss vorher alles geregelt sein, damit ich IT-Services auslagern kann?
  • Wie teuer bzw. wie viel günstiger sind IT-Services in welchen Ländern?
  • Wie lange dauert eine Transition bzw. der Transfer zu einem Outsourcing-Partner?

Neben den Fragen zum Start eines möglichen IT-Sourcing-Projektes, ist es sehr wichtig einen klaren Zielfokus zu definieren. Was ist der Nutzen und Mehrwert für unser Unternehmen, wenn wir IT-Services auslagern?

Folgende Ziele sind durch ein IT-Sourcing – egal ob Offshore oder Nearshore – erreichbar:

  • Kostenreduktion
  • Skalierbarkeit und Flexibilität erhöhen
  • Qualitätsoptimierung und Erhöhung des Service Levels
  • Realisierung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen
  • Ausgleich fehlender IT-Fachkenntnisse (gerade in Zeiten von Personalknappheit und Fachkräftemangel)

Das Vorgehensmodell zur Entwicklung einer IT Sourcing Strategie im Überblick

  1. Ist-Analyse der IT-Services und der IT-Organisation/Abteilung
  2. Sourcing-Optionen pro IT-Service, Hardware und Software prüfen
  3. Die IT-Standards für Hardware und Software festlegen (Book of Standards 2025/2030)
  4. Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit für jede Sourcing-Option prüfen (Make or Buy Optionen)
  5. Sourcing-Länder festlegen (Offshoring / Nearshoring für die Sourcing-Optionen prüfen und festlegen)
  6. Outsourcingpartner Marktanalyse und Ausschreibung sowie Auswahl
  7. Roadmap und Fahrplan inklusive Transition festlegen

Zum Schluss: Was sind die drei wesentlichen Erfolgsfaktoren beim Outsourcing?

  1. Klare IT-Standards: Nur wenn der jeweilige IT-Service schon vor der Transition standardisiert ist, kann ein Outsourcing erfolgreich sein.
  2. Eine faire geschäftliche Zusammenarbeit bzw. Vertrag mit dem Outsourcingpartner: Nicht nur die Kosteneinsparung zählt, sondern vor allem ein Geschäftspartner, dem man vollstes Vertrauen schenkt. Eine faire Zusammenarbeit bedingt auch eine vertragliche Vereinbarung mit klaren SLAs (Service Level Agreements) an die sich alle Parteien halten und auf die man sich jederzeit verlassen kann.
  3. IT Service Management Governance: Nur wenn die interne IT eine klare Governance-Struktur mit Leitlinien, Eskalationsprozessen sowie IT-Service-Management Prozessen nach ITIL aufgebaut hat und leben kann, ist ein Outsourcing von IT-Services möglich. Ohne schon mindestens 2 Jahre oder mehr geübte Praxis mit ITIL-Prozessen kann ein Outsourcing nicht funktionieren.

Weitere Informationen zu dem skiziierten Vorgehensmodell inklusive erster Checklisten finden Sie hier. In den kommenden Wochen werden die sieben Schritte zur IT-Sourcing-Strategie detailliert vorgestellt.

Herzliche Grüße

Volker Johanning

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