Gerade in Zeiten der Rezession und Wirtschaftskrise zählt jeder Euro. Dies gilt auch für die IT. Auch wenn strategische Zukunftsprojekte oft mit IT einhergehen, so gibt es doch einige bedeutende Einsparpotenziale in der IT.

Und das Schöne dabei: Die meisten Einsparpotenztiale in der IT sind sofort EBIT-wirksam und bedeuten keinen Verlust an IT-Performance und auch keine Streichung von Zukunftsprojekten!

In meinem Strategiepapier „IT-Kosten senken“ finden Sie auf 20 Seiten wertvolle Tipps zur schnellen und effizienten Reduktion der IT-Kosten. Sie können das Strategiepapier hier kostenlos gegen Eingabe Ihrer Emailadresse herunterladen.

Identifikation der IT-Kosten mit dem höchsten Einsparpotenzial

Ein Cost-Cutting mit dem Rasenmäher (jede IT-Kostenart wird um den gleichen Prozentpunkt reduziert) macht keinen Sinn. Denn damit würden Sie die wichtigen Zukunftsthemen genauso streichen bzw. reduzieren wie IT-Kosten, die wesentlich weniger Einfluss auf die Zukunft des Unternehmens haben. Man kann daher nicht alle IT-Kostenarten über einen Kamm scheren.

Die folgende Grafik zeigt übersichtlich, welche IT-Kostenarten wie schnell und mit welchem Einsparpotenzial reduziert werden können.

Zwei der in der Grafik gezeigten Maßnahmen werden in diesem Artikel vorgestellt. Alle weiteren Maßnahmen finden Sie kostenlos per Download im Strategiepapier „IT-Kosten senken“.

Maßnahme 1: IT-Projekte streichen

Bei den laufenden IT-Projekten ist es sinnvoll diese in ein Portfolio einzutragen. Die folgende Grafik zeigt ein typisches Portfolio mit den Achsen „Beitrag zur Unternehmensstrategie“ sowie „Return on Investment“. Prüfen Sie beide Kriterien bei jedem IT-Projekt und tragen Sie es in das Portfolio ein.

Auf dieser Basis können Sie konsequent und nachvollziehbar erkennen und deutlich machen welche IT-Projekte gestrichen werden können.

Wie gehen Sie mit IT-Projekten um, die kurz vor Fertigstellung sind oder schon viel Geld verschlungen haben?

Stoppen Sie alle Projekte mit einen Fertigstellungsgrad <80%. Wiederaufnahme der IT-Projekte nur, wenn ein oder mehrere Fachbereiche die (Rest-)Kosten übernehmen. Freiwerdende Kapazitäten interner Mitarbeiter können Sie nutzen, um Lücken an anderer Stelle zu füllen.

Bei anstehenden und geplanten IT-Projekten oder Anforderungen an IT-Systeme sollten die folgenden Fragen gestellt werden:

  • Hat das IT-Projekt einen Einfluss auf strategisch wichtige Unternehmensziele und daher eine besonders hohe Priorität für das Unternehmen?
  • Kann durch das IT-Projekt oder die Anforderung so viel Geld gespart werden, dass es sich lohnt; sprich hat es einen entsprechend kurzen Return on Investment (RoI)?
  • Wird durch das IT-Projekt oder die Anforderung eine gesetzlich notwendige Funktion implementiert?

Nur wenn eine der Fragen mit „Ja“ beantwortet werden kann, so sollte diese Anforderung oder dieses IT-Projekt trotz schwieriger wirtschaftlicher Situation gestartet werden.

Wichtig: Seien Sie konsequent und vor allem transparent im Sinne einer Nachvollziehbarkeit warum welches Projekt oder Anforderung gestrichen wurde. Es sollte für alle Beteiligten nachvollziehbar sein und die genannten Fragen helfen Ihnen dabei.

Maßnahme 4: IT-Verträge prüfen

Nehmen Sie sich die Top-5 IT-Verträge zur Hand und verhandeln Sie mit allen Dienstleistern die Preise neu. Anzustreben ist eine dauerhafte Reduktion, aber auch Krisenrabatte sind möglich (z. B. Reduktion für 12 Monate um 20%, danach dauerhaft 7,5%). Lassen sie die Lieferanten Vorschläge machen.

Nehmen Sie sich als nächstes alle Wartungs- bzw. Supportverträge zur Brust. Vereinbaren sie eine vorübergehende Stilllegung des Vertrages und natürlich der Zahlungen. Auf dieser Basis sollten Sie eine Vereinbarung darüber treffen, dass sie Supporteinsätze in der Zeit nach Aufwand bezahlen. Software-Wartungsverträge können Sie ersatzlos kündigen.

Lassen Sie sich von den Lieferanten nicht mit Schreckensszenarien drohen. So schlimm wie angekündigt wird es nicht werden.

Einfache IT-Kostenhebel im Überblick

Ein großer und einfach zu hebender Kostenschatz liegt in den Telekommunikationsverträgen. Das Volumen ist hier meisten recht groß und die Leistungen sind zwischen den TK-Anbietern sowohl bei Mobil- auch bei Festnetztelefonie nahezu austauschbar. Daher macht eine Neuverhandlung absolut Sinn und spart viel Geld. Es gibt oft auch Experten für das Optimieren von Mobilfunkverträgen. Das kann zusätzlich Geld einsparen.

Viele Softwareprodukte oder Softwaremodule werden oftmals überhaupt nicht mehr verwendet. Trotzdem kommt es vor, dass diese mit hohen Lizenzgebühren, monatlich oder jährlich gezahlt werden. Daher macht es Sinn, seine bestehenden Softwareverträge zu durchleuchten und zu schauen, ob Verträge oder Teilbereiche vorhanden sind, welche nicht mehr genutzt werden.

Gleichzeitig kann auch ein Lizenzexperte hinzugezogen werden, welcher mit den IT Unternehmen die neuen Verträge aushandelt. In vielen Fällen stellen Softwarehersteller Sonderkonditionen bereit.

Wichtig ist bei diesen Maßnahmen immer eines: Holen Sie sich die Hilfe von Experten aus dem Einkauf. Ein echter Einkäufer kann verhandeln, kennt Tricks und Kniffe, die bares Geld wert sein können. Das Motto muss sein: Keine Verhandlung mit Lieferanten ohne einen erfahrenen und guten Einkäufer.

Mit diesen beiden Maßnahmen kann schon viel erreicht werden. Schauen Sie doch gerne in das Strategiepapier und holen sich dort weitere Tipps zur Reduktion der IT-Kosten. Neben der kurzfristigen Optimierung und Senkung der IT-Kosten werden Maßnahmen dargestellt, mit der die IT auch langfristig kostenoptimiert betrieben werden kann

Bleiben Sie gesund! Es grüßt Sie herzlich

Volker Johanning

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