So gelingt Automatisierung!

Auch im Rahmen vieler Digitalisierungsinitiativen steht immer noch das Thema Automatisierung ganz oben auf der Agenda; es geht um digitale Prozesse. Dazu gehören zum Beispiel die Themen Industrie 4.0, digitale Reisekostenabrechnung, digitale Personalakte oder auch Marketing Automatisierung im Onlinehandel.

Das sind alles wichtige Themen und viele Geschäftsführer und Vorstände starten solche Projekte in der Hoffnung, dass

• Abläufe einfacher werden,
• Fehler verringert werden,
• Zeit und Kosten eingespart werden und
• Compliance-Regeln eingehalten werden.

In fast allen mir bekannten Fällen passiert dann Folgendes: Dienstleister werden eingeladen, denn die eigenen Leute sind zu beschäftigt, um solche Projekte zu stemmen. Dann kommt es leider häufig vor, dass sich der Dienstleister beim Projektvorgehen durchsetzt und auch noch einige „Extras“ verkauft werden, die auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen, aber das Projekt eigentlich nur unnötig verkomplizieren, in die Länge ziehen und damit unheimlich teuer machen. Im anderen Fall denkt sich der Kunde, dass sein aktueller Arbeitsablauf bzw. Prozess so toll ist, das dieser in einer Standardsoftware nachgebaut werden muss oder gleich eine Individualsoftware her muss. Das endet ebenso im Kostendschungel und wird gefühlt niemals fertig. 

Was tun? Wie kann vor Projektstart sicher gestellt werden, dass die oben genannten Ziele möglichst einfach und kostengünstig erreicht werden?

Ein Business Case schafft Klarheit schon vor Projektstart.

Ein solcher Business Case muss und darf kein bürokratisches Monster werden, sondern sollte vor allem die richtigen Fragen stellen.

Das sind zum Beispiel die folgenden Fragen:

1. Make or Buy: Warum schaffen wir das nicht intern? Welche Vorteile bietet ein externer Dienstleister?
2. Was sind Alternativen zu der angedachten Lösung?
3. Sind die Kosten auf Basis TcO (Total Cost of Ownership) gerechnet?
4. Was ist das Ziel hinter dem Projektziel?
5. Was passiert, wenn wir das Projekt nicht umsetzen?
6. Wie groß ist das Risiko des Scheiterns?
7. Was kann getan werden, damit das Risiko sinkt oder das Projekt gar nicht erst benötigt wird?

Wenn ein erstes Urteil über die Antworten zu den Fragen positiv ausfällt, dann sollten Sie nicht in den Modus verfallen und riesige Excel-Tabellen mit Kosten und Nutzen aufbauen lassen. Aus meiner Sicht sind zwei Kennzahlen für die Entscheidung pro oder contra entscheidend:

1. Der Return on Investment (RoI). Denn hier kommen Kosten und Nutzen zusammen und zeigen schnell, ob sich ein Projekt „lohnt“.
2. Der strategische Nutzen bzw. die Prüfung, ob das Projekt zu den strategischen Zielen des Unternehmens passt

Dazu kann ein einfaches Portfolio dienen, welches auf der einen Achse den „strategischen Fit“ bzw. „Beitrag zur Unternehmensstrategie (Wertsteigerung)“ darstellt und auf der anderen Achse den „Return on Investment (RoI)“. Die folgende Abbildung zeigt Beispiel von Projekten, die dann je nach RoI und Nutzengrad in einem der vier Kästchen einsortiert werden.

​Mit Hilfe dieses Portfolios können Sie sowohl im Managementkreis als auch in der Belegschaft transparent und nachvollziehbar darstellen, warum welche Projekte durchgeführt werden und andere gestrichen werden.

Wichtig in diesem Prozess ist das konsequente Streichen von nicht-wirtschaftlichen Projekten, auch wenn sie schon laufen sollten. Hier gilt der Leitsatz: „Werfen Sie Ihr gutes Geld nicht schlechtem hinterher!“ im Sinne von „Eine erkannte Fehlinvestition muss sofort gestoppt werden und darf nicht weiter finanziert werden, nur weil es schon so weit gediehen ist!“. So können Sie mit diesem Portfolio auf wirklich nutzbringende Projekte setzen und alle weiteren Kräfte und Ressourcen Ihres Unternehmens dem Kunden widmen. Denn das zahlt sich am Ende immer aus!

In diesem Sinne grüßt Sie herzlich

Volker Johanning

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