In vielen Unternehmen treffe ich zuweilen immer noch auf Projekte, die einfach mal so gestartet wurden und dann entweder nicht fertig werden, viel zu teuer sind oder keinen wirklichen Nutzen für das Unternehmen erwirtschaften. Oftmals sind das sogar große Projekte, die als echte Transformationen für das gesamte Unternehmen einen gewichtigen Beitrag zur weiteren strategischen Ausrichtung bedeuten.

Daher möchte ich in diesem Artikel den Fokus auf die oft neudeutsch genannte „Project Readiness“ richten. Aus meiner Sicht können nur diejenigen Projekte erfolgreich beendet werden, bei denen die folgenden vier Fragen sehr ausführlich beantwortet wurden:

  1. Ist-Situation:
    1. Was ist die Ausgangssituation, das Problem?
    2. Wieso sind wir überhaupt in dieser Situation?
    3. Was ist „wieviel zu hoch oder zu niedrig“ (Zahlen, Daten Fakten).
    4. Was ist schon getan worden, um dieses Problem zu beheben?
    5. Warum hat das nicht geklappt?
  2. Ziele:
    1. Warum machen wir das überhaupt?
    2. Auf was zahlt das Projekt ein im Sinne eines unternehmerischen Mehrwertes? Also: „Wenn wir das Projekt machen, erhöht sich unser EBIT um 4%“ oder „Wir finden keine Bewerber und müssen daher das Projekt machen, um die Attraktivität für Bewerber zu erhöhen und damit die fünf offenen Stellen zu besetzen!“
    3. Wenn Sie es nicht schaffen, dass Ziel in maximal 2 Sätzen aufzuzeigen, dann ist es nicht konkret genug!
  3. Ergebnisse:
    1. Was ist abgehakt, wenn das Projekt fertig ist?
    2. Hierbei ist es wichtig, vom Ziel her zu denken! Daher immer im Präsenz formulieren.
    3. Nutzen Sie Skalen, um Klarheit über das Ergebnis zu bekommen. Beispiel für ein eher weiches Ergebnis, welches trotzdem messbar gemacht werden kann: „Klarheit über die zukünftige Kultur (Skala: 1 = „Wolke“ / sehr diffus; 10 = absolut klares Bild für das Miteinander und Verhalten sämtlicher Schlüsselrollen)“
    4. Es sollten maximal 7 bis 10 Ergebniskriterien ausformuliert werden, damit es übersichtlich bleibt, ansonsten ist das Projekt zu komplex.
  4. Mehrwerte
    1. Wozu dient dieses Projekt dem Unternehmen?
    2. Hat jedes Ergebniskriterium einen Mehrwert und Nutzen für das Unternehmen? Wenn ja, welchen? Wenn nein – streichen!
    3. Den Mehrwert pro Ergebnistyp (aus Drittens) klar machen im Sinne von „wenn wir das Ergebnis erreichen, dann steigt das Time-to-Market unseres Produktes x um 20%“ oder „Wenn wir Ergebnis 3 erreichen, dann steigt die Mitarbeiterzufriedenheit um 50%“
    4. Das interne Committment für das Projekt ist nur gegeben, wenn jedem klar ist, warum wir das machen! à Motivation speist sich nur aus dem Sinn; und der Mehrwert ist der Sinn!

 

Wenn diese Dinge geklärt sind, dann kann ein Projekt starten. Initial sollten dann noch einige Überprüfungen stattfinden, ob die Projektziele erfolgreich erreichbar sind. Dazu gehören die folgenden Punkte:

  • Stakeholder Analyse: Einfach gesagt: Wer ist dafür, wer nicht? Wie können die Widerstände proaktiv angegangen werden?
  • Sponsoring: Nur wenn sehr klar geregelt ist, wer Sponsor und Auftraggeber für ein Projekt ist, kann ein Projekt auch erfolgreich werden und die definierten Ergebnisse und Mehrwerte erzielen.
  • Schulungs-Assessment: Sind die Projektbeteiligten wirklich in der Lage Ihre Aufgaben zu erfüllen oder gibt es Schulungsbedarf bzw. die Notwendigkeit des Austauschs von Projektbeteiligten?
  • Aufwands-Assessment: Es sollte klar sein, mit welchem zeitlichen Aufwand jeder Projektbeteiligter aus seinen Linienaufgaben „herausgezogen“ wird und auch für wie lange. Denn das ist einer der größten Reibungspunkte in Projekten: Die Projektbeteiligten haben auf einmal keine Zeit mehr für Ihre Linienaufgaben und werden zwischen Linienvorgesetztem und Projektleiter hin- und hergerissen und bringen weder hier noch dort Leistung. Daher: Frühzeitig klären, wann und wie lange ein Projektmitarbeiter für das Projekt benötigt wird.

Wenn diese Dinge geklärt sind, kann die Projektorganisation offiziell aufgesetzt werden und mit der Arbeit beginnen.

Die Ergebnisse werden dabei allerdings nicht durch ein monströses Gantt-Chart erreicht. Dafür gibt es heute andere Möglichkeiten: Nämlich die OKRs (Objectives and Key Results). Wie das genau geht, steht in diesem Blogbeitrag.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Projektplanung und stehe bei Fragen gerne zur Verfügung.

Herzliche Grüße

Volker Johanning

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