Teil 2: Einsatzbeispiele IT Interim Manager

Autor: Volker Johanning

Abstract

In diesem Artikel werden Einsatzbeispiele für IT Interim Manager aufgezeigt. Dazu zählt die Vakanzüberbrückung eines IT Leiters oder CIOs, wenn ein schneller Ersatz am IT Perso-nalmarkt nicht möglich ist. Ein weiteres Bei-spiel ist die IT Integration nach einem Kauf eines Unternehmens (IT M&A) sowie das Kri-senmanagement: Gerade bei schwierigen Projekten kann es angebracht sein, einen externen Interim Manager ins Haus zu holen, der auch unangenehme Entscheidungen durchboxen kann und den Fachbereich in die Verantwortung nimmt.

Fallbeispiel 1: Die Vakanzüberbrückung

Ihr jetziger IT Leiter kann plötzlich nicht mehr für Sie arbeiten oder Sie haben sich von Ihrem IT Führungspersonal getrennt und finden am hart umkämpften IT Personalmarkt auf die Schnelle keinen passenden Ersatz. In der 2. Reihe gibt es auch niemanden, der sofort  diese Position übernehmen könnte.

Sie suchen kurzfristig jemanden, der Ihre IT führen kann und bei dieser Gelegenheit auch gleich die Organisation fit für die Zukunft macht (das kann eine Reorganisation sein, in der Sie die IT "näher" an das Business, Ihren Fachbereich heranführen möchten, in der Sie historisch gewachsene Strukturen aufbrechen möchten oder indem Sie einfach neue Ideen von außen hereinholen, damit wieder ein frischer Wind weht und die IT Organisation zu neuem Leben erweckt wird)

In solchen Fällen ist ein IT Interim Manager häufig die beste Wahl. Mit Ihnen gemeinsam wird in den ersten zwei Wochen analysiert wo Ihre IT steht, was Ihre Wünsche für eine aus Ihrer Sicht gut funktionierende IT sind und wie der Weg dahin aussehen kann. 

Danach macht sich der interimistische IT Leiter daran, diesen Weg operativ umzusetzen, greift notfalls auch mal hart durch und bringt viel neuen Schwung mit Ideen von extern in Ihre Organisation.

Kurz vor Ende des Auftrages sucht Ihr IT Inte-rim Manager zusammen mit Ihnen einen Nachfolger, arbeitet diesen gründlich ein und übergibt dann den Stab an Ihren neuen, fest-angestellten IT Leiter, der die gesetzten Impulse und Weichen langfristig weiterentwickeln und selbst steuern sowie führen kann. 

Fallbeispiel 2: IT Integration bei Kauf eines Unternehmens (Mergers & Acquistions)

Sie haben ein Unternehmen oder Unterneh-mensanteile gekauft und möchten, um alle erhofften Synergieeffekte möglichst schnell heben zu können, die Kunden- und Finanzda-ten des gekauften Unternehmens reibungslos und schnell übernehmen.

Für solche, meist einmalige Situationen und aufgrund der Brisanz der Datenmigration, die klappen muss und keinen Aufschub duldet, suchen Sie einen externen Spezialisten, der sich damit auskennt und das schön öfter er-folgreich gemacht hat. Neben der reinen Da-tenmigration geht es oft um sehr komplexe Themen und Fragestellungen, die von einem zeitlich befristeten IT Manager für Sie beantwortet werden können:

• Komplexe IT-Architekturentscheidungen, die Reorganisation Ihrer IT Landschaft
• Die Fragestellung, wie die beiden IT Organisation am sinnvollsten zusammengeführt werden
• wie werden die neuen IT Mitarbeiter integriert und welche IT Mitarbeiter des gekauften Unternehmens können wie am besten eingesetzt werden?
• Zusammenführung des IT Budgets mit möglichst großen Synergieeffekten und Einsparungen
• IT-Lieferantenverträge prüfen und mit den bestehenden Verträgen konsolidieren sowie Ausarbeitung einer neuen Sourcingstrategie

All diese Fragen können am besten mit Spezialisten gelöst werden, die das schon oft gemacht haben und Erfahrung darin besitzen, wie zwei IT Organisationen zusammengeführt werden, worauf bei der Prüfung und Konsolidierung von Lieferantenverträgen zu achten ist und vor allem, wie eine Migration der Da-ten in ein IT System möglichst schnell und sicher vorbereitet und durchgeführt werden kann. 

Ein IT Interim Manager wird sofort nach Vertragsunterzeichnung bei Ihnen im Hause Ver-antwortung übernehmen und ein Konzept zusammen mit Ihrem Vertrieb und Ihrem Finanzbereich erstellen, wie die Datenmigration der für Ihr Geschäft wichtigsten Kunden-/Vertriebs- und Finanzdaten in Ihre Systeme übernommen werden können. Parallel schaut er zusammen mit Ihrem IT Leiter, welches aus dem neuen und Ihrem Unternehmen die besten Mitarbeiter aus der IT und dem Fachbereich sind, die unterstützen können und baut ein schlagkräftiges Team auf, was sich sofort daran macht, die Integration voranzutreiben. Daraus ergeben sich erste Ideen, wie Ihre zukünftige IT Organisation aussehen könnte und er bringt Expertise ein, die Ihrem IT Leiter hilft, die neue Organisation zu formen. Er schaut auch auf die IT Finanzen und überprüft die Verträge mit IT Lieferanten und entwickelt eine Sourcingstrategie für IT.

Die Koordination, Führung und Steuerung der Migration kann ebenfalls von dem IT Interim Manager geführt werden, um interne Projektleiter nicht zu verbrennen und die Expertise für solch komplexe, technische Projekte von außen hereinzuholen.

Fallbeispiel 3: Krisenmanagement und Projektsanierung: Schwierige IT Projekte meistern

Eine IBM Studie aus dem Jahre 2009 ist heute wohl noch so aktuell wie vor 3 Jahren: 70% aller IT Projekte scheitern und werden nicht zu Ende geführt!

Woran liegt das und warum scheitern diese Projekte? Eine der Hauptursachen laut IBM sind schlechte Projektmanagementfähigkeiten, die sich darin äußern, dass die Lieferanten schlecht oder schwierig zu steu-ern/koordinieren, dass Ziele sich ständig än-dern moving targets), dass einfach grundle-gende Projektmanagementkenntnisse zur Steuerung von großen Änderungsvorhaben fehlen oder die Ressourcen im Unternehmen nicht zur Verfügung stehen. 

Gerade bei Einführungen von neuen IT Systemen, die viele Geschäftsprozesse des Unter-nehmens unterstützen, kommt es häufig zu Projektkrisen. Unserer Meinung nach ist das größte Problem darin zu sehen, dass das Ver-ständnis für die bevorstehende Änderung nicht allen Beteiligten bewusst ist. Ein IT Pro-jekt ist in fast allen Fällen kein rein auf die IT und eher technisch zu sehendes Projekt, sondern Change Management, welches in vielen Fällen das ganze Unternehmen betrifft. Nach der Einführung einer neuen Software ändern sich die Rollen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter zum Teil drastisch, es entstehen vollkommen neue Arbeitsabläufe und Prozesse und die Mitarbeiter müssen zum großen Teil vollkommen neu eingearbeitet werden. Das geht nicht von heute morgen, wenn der Roll Out stattgefunden hat, sondern muss voraus-schauend detailliert geplant und vorbereitet werden durch Schulungen, Tests und vor allem direktes Einbeziehen der späteren User/Key-User und allen Beteiligten. Die Mit-arbeiter sind Menschen und wollen verständ-licherweise nicht einfach ein neues System vorgesetzt bekommen, sondern müssen auf dem Weg mitgenommen werden und langsam auf Ihre neue Rolle vorbereitet werden. Das ist ein ständiger Prozess, in dem immer wieder darauf geachtet werden muss, was ändert sich in den Arbeitsabläufen, wo können Potentiale für das Unternehmen gehoben werden, wo kann man effizienter werden und was heißt das für die Mitarbeiter: Sind sie vielleicht überflüssig geworden, weil Ihre jetzige Tätigkeit automatisiert werden kann, kann man sie woanders einsetzen, wie ändert sich ihr Ar-beitsablauf und können wir den Mitarbeitern das zutrauen bzw. wie können wir sie anler-nen und motivieren? IT Projekte sind je nach Größe reine Change Management Projekte. Das wird leider oft übersehen. 

Wir sehen daher ein sehr großes Potential im Bereich IT Interim Management zur Lösung der genannten Probleme, da ein IT Interim Manager eine gestandene Führungskraft ist, die solche Change Management Projekte durchführen kann, weil bekannt ist, dass durch die Automatisierung sich einiges im Unternehmen ändern wird. Ein Interim Manager ist gleichzeitig selbst Unternehmer und weiß, dass für das Unternehmen die Effizienzsteigerung und Automatisierung im Vordergrund steht, er weiß aber auch, dass er darauf achten muss, dass die neuen Rollen, Arbeitsabläufe und Prozesse den alten und neuen Mitarbeitern ins Blut übergehen müssen, damit es erfolgreich werden kann und erst dann kann die erhoffte Produktivitäts- und Effizienzverbesserung dem Unternehmen Vorteile schaffen.

Als erfahrene Führungskräfte, die selbst schon einige Change Projekte durchgeführt haben aber auch als selbstständige Unternehmer sind es IT Interim Manager gewohnt, große IT Projekte zu sanieren und so zu strukturieren, dass sie wieder auf Spur kommen und dem Unternehmen helfen die durch IT erhoffte Automatisierung und damit höhere Produktivität in die Tat umzusetzen.